AI processing and human supervision / AI e supervisione

AI included in the service

AI is part of Intakely: it supports ordinary-inquiry classification, summarization, form assistance and proposal drafting. New customers give the relevant service instructions together with the Terms and DPA through their authorized representative during onboarding. There is no separate initial AI activation or provider-selection step. Processing begins after the required workspace settings are complete. Existing customers whose instructions are missing complete a one-time service update.

Responsibilities and workspace controls

For customer workspace data, the customer determines the purposes and lawful basis as controller, and Intakely processes the data under the DPA and documented service instructions. For the operator’s own business inquiries, CARTVERTSING di Claudio Bisanti acts as controller; no customer DPA with itself is required. The workspace OWNER can suspend or resume new AI processing in Workspace data settings. Missing or withdrawn instructions block new processing; intake and existing outputs remain available for established workspaces.

Providers and minimization

Anthropic is the currently approved AI provider. Intakely reviews and controls its service providers; customers do not need to choose technical adapters. Installed OpenAI or Google adapters do not mean those providers are enabled. Provider routing, Digital Twin, research and embeddings remain subject to documented purposes and approved-service controls. Contact details and identifiers are removed where unnecessary; free-text minimization cannot guarantee removal of all personal or confidential details. Avoid unnecessary third-party data. The service and subprocessor inventory describes recipients and locations.

Human review and limits

Outputs may be inaccurate, incomplete or biased. An authorized person must review the actual content and approve external messages before dispatch or consequential use. This version is not intended for regulated decisions or identity, health or tax documents. AI service instructions are not an individual’s consent and do not authorize marketing or replace a lawful basis for collecting data. Existing outputs follow the workspace retention policy when AI processing is suspended. New purposes and changes of intended use require review, including any applicable DPIA and AI literacy measures.

AI inclusa nel servizio

L’AI fa parte di Intakely: supporta classificazione e sintesi delle richieste ordinarie, assistenza ai form e bozze di proposte. I nuovi clienti impartiscono le relative istruzioni di servizio insieme a termini e DPA tramite il rappresentante autorizzato durante l’onboarding. Non è prevista un’attivazione AI iniziale separata né la scelta dei provider. Le elaborazioni iniziano dopo il completamento delle impostazioni obbligatorie del workspace. I clienti esistenti privi di istruzioni completano un aggiornamento del servizio una sola volta.

Responsabilità e controlli del workspace

Per i dati dei workspace dei clienti, il cliente stabilisce finalità e base giuridica come titolare e Intakely tratta i dati secondo DPA e istruzioni documentate di servizio. Per le richieste della propria attività, CARTVERTSING di Claudio Bisanti opera come titolare, senza un DPA cliente con sé stessa. L’OWNER può sospendere o riprendere le nuove elaborazioni AI in Workspace data settings. Istruzioni mancanti o revocate bloccano nuove elaborazioni; raccolta delle richieste e output esistenti restano disponibili nei workspace già operativi.

Provider e minimizzazione

Anthropic è il provider AI attualmente approvato. Intakely verifica e gestisce i propri fornitori; il cliente non deve scegliere adapter tecnici. Gli adapter OpenAI o Google installati non implicano l’abilitazione di quei provider. Instradamento, Digital Twin, ricerca ed embedding seguono i controlli sulle finalità documentate e sui servizi approvati. Identificativi e recapiti sono rimossi quando inutili; la minimizzazione del testo libero non garantisce la rimozione totale di dati personali o riservati. Evita dati di terzi superflui. Il registro dei servizi e sub-responsabili descrive destinatari e localizzazioni.

Supervisione umana e limiti

Gli output possono essere errati, incompleti o distorti. Una persona autorizzata deve verificare il contenuto reale e approvare i messaggi esterni prima dell’invio o di usi con conseguenze rilevanti. Questa versione esclude decisioni regolamentate e documenti sanitari, fiscali e d’identità. Le istruzioni AI non sono il consenso dell’interessato, non autorizzano marketing e non sostituiscono una base giuridica per raccogliere dati. Gli output esistenti seguono la conservazione del workspace quando le elaborazioni AI sono sospese. Nuove finalità e destinazioni d’uso richiedono riesame, incluse DPIA e misure di alfabetizzazione AI applicabili.